Gépjármű kölcsönadása

Tisztelt Szakértő! Kérném szíves segítségét az alábbi esetben: intézményként vásároltunk egy a vezetővel együtt 9 személy szállítására alkalmas (a környező településekről iskolába bejáró gyermekek szállítására) gépjárművet .A sofőr menetlevelet vezet és az üzemanyagot a NAV által meghatározott üzemanyagnorma átalány alapján számoljuk el, az intézmény nevére szóló számlák alapján. A kérdés ahhoz kapcsolódik, mi a teendő abban az esetben, amennyiben a fenntartó és a fenntartó más intézményei kölcsön kérik ingyenesen a gépjárművet, nem az intézményhez kapcsolódó útra? Hogyan vezeti a sofőr a menetlevelet, az üzemanyag-elszámolás hogyan történik, ki tankol? Adózás szempontjából hogyan jár el helyesen az intézmény? köszönöm a segítséget.